Das Postbox Portal bietet die Möglichkeit, Dokumente auf elektronischem Weg einfach und vertraulich auszutauschen. Unter der Adresse https://postbox.hdi.global/portal-seefx kann das Postbox Portal aufgerufen werden.

HDI Global SE stellt dem Kommunikationspartner bei Notwendigkeit zum Austausch von personenbezogenen Daten einen Zugang zum Postbox Portal zur Verfügung. Über diesen Zugang kann der Kommunikationspartner auf Dokumente zugreifen, selbst Dokumente hochladen, Dokumente versenden oder auch lokal speichern. Die Dateien werden auf Viren gescannt und versendet. Die Kommunikation ist verschlüsselt. Sie können das im Internetbrowser an dem Text "https://" in der Adresse der Webseite erkennen.

Nähere Informationen enthalten die Nutzungsbedingungen für das Postbox Portal.


Registrierung

Für die Registrierung im Postbox Portal benötigt HDI Global SE den Vornamen, Nachnamen, E-Mail-Adresse sowie Anschrift oder Mobilfunknummer des Kommunikationspartners. Der Kommunikationspartner erhält einen Registrierungslink an seine E-Mail-Adresse. Zur sicheren Authentifizierung wird dem Kommunikationspartner ein Initial-Code entweder per SMS auf sein Handy, persönlich am Telefon oder per Post mitgeteilt. Mit Hilfe des Initial-Codes vergibt sich der externe Kommunikationspartner ein eigenes Passwort. Das Passwort speichern wir in verschlüsselter Form.  Das Passwort kann durch den Kommunikationspartner zurückgesetzt werden.

Die für die Registrierung verwendeten personenbezogenen Daten werden zum Zweck der Bereitstellung des Zugangs zum HDI Global SE Postbox Portals, zur Systemnutzung und zur Administration der IT-Sicherheitseinrichtungen verarbeitet. Anschrift und Mobilfunknummer werden nach erfolgter Registrierung gelöscht, Name, Vorname und E-Mail-Adresse mit Deaktivierung des Accounts zum Postbox Portal. Sofern der Account gelöscht wird, werden auch die durch den Anwender hochgeladenen Dokumente gelöscht. Dies geschieht nach 180 Tagen ab dem Tage der Einrichtung des Accounts. 

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.


Logfiles

Bei jedem Besuch des Postbox Portals werden temporär Logfiles mit folgenden Daten gespeichert: 

  • Die IP-Adresse
  • das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs,
  • Name der abgerufenen Datei (Funktion)


Die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten erfolgt zu dem Zweck, die Nutzung des Postbox Portals zu ermöglichen (Verbindungsaufbau) und die Systemsicherheit und -stabilität dauerhaft zu gewährleisten. Die IP-Adresse wird nur bei Angriffen auf die Netzinfrastruktur ausgewertet. Dies erfolgt auf der Rechtsgrundlage einer Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 f) Datenschutzgrundverordnung. Soweit eine weitere Aufbewahrung von Logfiles zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind diese bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.


Cookie-Information

Während der Nutzung des Postbox Portals werden automatisch Cookies auf dem Rechner des Nutzers gespeichert. Cookies sind Textdateien, die eine pseudonyme Kennung enthalten und somit keine Zuordnung zu einer bestimmten Person erlauben. HDI Global SE verwendet ausschließlich Session Cookies, die nach Schließen des Browsers gelöscht werden. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung unter Verwendung von Cookies ist das berechtigte Interessen an einer optimalen Nutzung des Postbox Portals (Art. 6 Abs. 1 f) Datenschutzgrundverordnung).


Rechte Kommunikationspartner

Bei weiteren Fragen zum Datenschutz und für die Geltendmachung von Rechten auf Auskunft, Korrektur, Einschränkung der Verarbeitung bzw. Löschung von Daten oder auf Herausgabe der vom Nutzer bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format steht das Datenschutz-Team der HDI Global SE zur Verfügung. Die Ansprechpartner sind unter der Adresse des Verantwortlichen mit dem Zusatz - Datenschutzbeauftragter / Group Data Protection - oder per E-Mail unter privacy@talanx.com zu erreichen.

Die für die HDI Global SE zuständige Datenschutzbehörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, die ebenfalls bei Fragen oder Beschwerden zur Verfügung steht.