Fünf Praxistipps für die Umsetzung der neuen Nachweispflichten

Unternehmen sind aufgrund europäischer Richtlinien bereits seit 1995 verpflichtet, Rechtssicherheit und Transparenz im Arbeitsverhältnis zu schaffen. Hierzu sind wesentliche für das Arbeitsverhältnis geltende Vertragsbedingungen sowie auch spätere diesbezügliche Änderungen in schriftlicher Papierform niederzulegen und den Mitarbeitenden auszuhändigen.

Mit dem Ziel, auch den Veränderungen der vergangenen Jahre am Arbeitsmarkt Rechnung zu tragen, hat die Europäische Union eine neue Arbeitsbedingungsrichtlinie für transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen (2019/1152) vorgelegt. Die Vorgaben wurden unter anderem durch Änderung des bestehenden NachwG in deutsches Recht umgesetzt. Die Gesetzesänderungen sind zum 1. August 2022 in Kraft getreten und gelten für alle Beschäftigten.

Die Nachweispflicht umfasst unter anderem das Arbeitsentgelt. Unter diesen Begriff fallen nach herrschender Meinung auch Entgeltbestandteile, die aus einer bAV resultieren. Die Informationen hierzu sowie deren Fälligkeit und Art der Auszahlung (§ 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 NachwG) sind spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung in Form eines unterschriebenen Papierdokuments auszuhändigen.

Zu den Änderungen der wesentlichen Vertragsbedingungen zählt nach überwiegender Auffassung auch eine später getroffene Vereinbarung zur Entgeltumwandlung zugunsten einer bAV. Mitarbeitende, deren Arbeitsverhältnis bereits vor dem 1. August 2022 bestand, können von ihrem Arbeitgeber verlangen, dass ihnen innerhalb gesetzlicher Fristen die Informationen ausgehändigt werden (§ 5 Satz 1 NachwG).

Unternehmen, die einen externen bAV-Versorgungsträger nutzen, müssen den Beschäftigten seit 1. August 2022 Name und Anschrift des Versorgungsträgers mitteilen (§ 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 13 NachwG). Versorgungszusagen im Rahmen der Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds sind ausgenommen, weil diese aufgrund anderer gesetzlicher Regelungen (§§ 234k ff. VAG) selbst verpflichtet sind, die Informationspflicht gegenüber den Versorgungsberechtigten zu erfüllen. Erfolgt die bAV im Rahmen einer Unterstützungskasse, bleibt die Informationspflicht für Arbeitgeber bestehen.

Weitere wichtige Neuerung: Verstöße gegen die Nachweispflichten führen erstmals zu Konsequenzen. Laut Paragraf 4 NachwG können sie als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 2.000 Euro pro Verstoß geahndet werden.

Folgend finden Sie fünf Praxistipps, um Konflikte oder gar Bußgelder rund um das novellierte NachwG in Zukunft zu vermeiden. Alle maßgeblichen HDI bAV-Unterlagen (Entgeltumwandlungsvereinbarungen, Policen-Begleitschreiben Versorgungsordnungen etc.) enthalten künftig einen Hinweis zum NachwG.

1. Neue Entgeltumwandlungsvereinbarungen ab dem 1. August 2022 sollten stets vom Arbeitgeber schriftlich unterzeichnet und den Mitarbeitenden in Papierform ausgehändigt werden. Das gilt für alle Durchführungswege und auch dann, wenn der Beratungs- und Abschlussprozess digital erfolgt. Für Entgeltumwandlungen, die bereits vor dem 1. August 2022 vereinbart wurden, muss der schriftliche Nachweis nur nach Aufforderung des Versorgungsberechtigten erbracht werden.
   
   
2. Arbeitgeberfinanzierte Versorgungszusagen in Form von Versicherungspolicen sollten unterschrieben und dem Beschäftigten in Papierform ausgehändigt werden. Entsprechendes gilt für die Leistungspläne einer Unterstützungskasse, unabhängig davon, ob es sich um eine Arbeitgeberfinanzierung oder eine Entgeltumwandlung handelt.
   
   
3. Existiert im Unternehmen eine Versorgungsordnung in Form einer Gesamtzusage, ist diese jedem neu eintretenden Arbeitnehmenden in unterschriebener Fassung auszuhändigen. Alternativ kann ein entsprechendes Highlight-Papier (inkl. aller maßgeblichen Informationen zur bAV und Unterschrift des Arbeitgebers) übergeben werden.
   
   
4. Alle Änderungen bestehender Versorgungszusagen sollten durch den Arbeitgeber nachweislich schriftlich begleitet und ausgehändigt werden. Hierzu zählen beispielsweise Änderungen der Entgeltumwandlungsvereinbarung, Veränderungen etwaiger Arbeitgeberbeiträge sowie die Anpassung der entsprechenden Leistungsnachweise.
   
   
5. Im Fall eines Arbeitgeberwechsels ist darauf zu achten, dass auch übernommene Versorgungszusagen vom aufnehmenden Arbeitgeber durch Unterschrift bestätigt und ausgehändigt werden.