Belangenconflictenbeleid

1. Doel

HDI Global SE, Bijkantoor voor België (hierna HDI) heeft, in overeenstemming met de MIFID-richtlijn, de nodige maatregelen genomen om haar handelsrelatie op een correcte en eerlijke wijze te laten verlopen, in overeenstemming met de belangen van haar klanten. Eén van de middelen om dit doel te bereiken is voor HDI voortdurend aandacht te hebben voor eventuele belangenconflicten. HDI zal dan ook al de noodzakelijke administratieve maatregelen nemen teneinde belangenconflicten te identificeren, te voorkomen en te beheren.

Wat volgt is de beschrijving van maatregelen en bepalingen van het belangenconflictenbeleid van HDI dat erop gericht is om de belangen van haar klanten te beschermen in geval van een belangenconflict.


2. Wat is een belangenconflict?

Er is sprake van een belangenconflict wanneer, bij de uitoefening van de activiteiten van HDI, de belangen van de maatschappij en/of van haar klanten en/of van haar medewerkers rechtstreeks of onrechtstreeks met elkaar in strijd zijn, en dit voor zover de maatschappij verplicht is te handelen in het belang van de klant.

Een belangenconflict ontstaat wanneer de maatschappij baat heeft bij een situatie én de klant een aanzienlijk risico op schade loopt als gevolg van deze situatie.

Indien, ondanks de organisatorische maatregelen die de maatschappij genomen heeft, een belangenconflict zich voordoet, zal de klant hierover gedetailleerd geïnformeerd worden.

3. Mogelijke belangenconflicten

Een aantal mogelijke belangenconflicten binnen de handelsactiviteit van HDI werden geïdentificeerd met de bedoeling de nodige maatregelen te kunnen nemen om ze te voorkomen en doeltreffend te beheren.
Mogelijke belangenconflicten kunnen ontstaan omwille van de wisselwerking tussen de verschillende activiteiten.

Er kunnen belangenconflicten ontstaan tussen:

  • HDI en haar aandeelhouders of bestuurders
  • HDI en haar dochtervennootschappen of andere verbonden ondernemingen
  • HDI en haar verzekerden
  • HDI en haar medewerkers
  • HDI en de verzekeringstussenpersonen

    a) Vennootschapsrelaties
    Het Wetboek van vennootschappen, de statuten van HDI en de Circulaire PPB-2007-6-CPB-CPA betreffende deugdelijk bestuur voorzien verschillende voorschriften m.b.t. mogelijke belangenconflicten tussen HDI en haar aandeelhouders, bestuurders en dochtervennootschappen.

    b) Verzekerden
    De verzekeringscontracten waarop verzekerden zich kunnen beroepen worden correct toegepast.

Indien meerdere verzekerden betrokken zijn in hetzelfde schadegeval, zal een strikt gescheiden beheer worden toegepast om de belangen van de verzekerden niet te schaden en worden de betrokken verzekerden hiervan tijdig over geïnformeerd.

c) Medewerkers
HDI verwacht van haar medewerkers dat ze een duidelijk onderscheid maken tussen professioneel en privé-leven en dat ze steeds voorkomen dat privé-belangen en de belangen van HDI met elkaar verstrengeld geraken.

De medewerkers dienen bij het nemen van beslissingen het belang van de onderneming zo goed mogelijk te behartigen.

Er mogen dan ook geen afspraken of polissen afgesloten worden waarbij een persoonlijke - al dan niet directe - betrokkenheid bestaat en die kunnen resulteren in een belangenconflict.

d) Verzekeringstussenpersonen / personen die verzekeringsbemiddelingsdiensten aanbieden
De verzekeringstussenpersonen dienen zich op loyale, billijke en professionele wijze in te zetten voor de belangen van de klanten; zij dienen de klanten voldoende te informeren over de aangeboden producten en deze informatie dient correct, duidelijk en niet-misleidend te zijn.

De verzekeringstussenpersonen dienen eveneens de klanten op transparante wijze te informeren over de vergoedingen (“inducements”) die ze ontvangen voor de prestaties die ze leveren.

4. Beheersing van mogelijke belangenconflicten

HDI heeft maatregelen/passende procedures genomen om mogelijke belangenconflicten te beheersen.

4.1 Procedures betreffende belangenconflicten
HDI heeft haar medewerkers schriftelijke richtlijnen bezorgd m.b.t. het voorkomen en het behandelen van belangenconflicten teneinde eventuele conflictsituaties op een adequate manier te beheersen. 

Deze richtlijnen zijn terug te vinden in o.a. :

  • het Arbeidsreglement;
  • de Deontologische Code die onze medewerkers voorschrijft altijd in het belang van de klanten te handelen en die de medewerkers als gevolg van hun indiensttreding dienen na te leven;
  • een aangepast beloningsbeleid dat de onafhankelijkheid van onze medewerkers waarborgt;
  • een algemene toepassing van het vier-ogenprincipe.

De Compliance Officer waakt over de naleving van deze procedures en zal deze desgevallend aanpassen.

4.2 Opleiding en begeleiding
HDI zorgt voor een geschikte opleiding van haar betrokken medewerkers zodat zij volledig op de hoogte zijn van hun verantwoordelijkheden en verplichtingen en in staat zijn de belangenconflicten op een adequate wijze te beheersen.

4.3 Informatiebarrières (“chinese walls”)
De informatiebarrières die binnen HDI gelden, worden opgelegd via specifieke procedures waarbij vertrouwelijke  informatie, in het kader van hun functie door medewerkers van HDI niet mag worden vrijgegeven aan andere medewerkers van HDI of externen.

Op die manier wordt iedere onterechte overdracht van vertrouwelijke informatie verhinderd.

Dit geldt onder meer voor de informatie over éénzelfde schadedossier waarbij meerdere verzekerden betrokken zijn met strijdige belangen.

Deze informatiebarrières zijn omschreven in de Deontologische Code.

4.4 Gegevensbescherming en vertrouwelijke informatie
Vertrouwelijke interne informatie over de Talanx-groep, klanten of zakenrelaties die verkregen werd tijdens de functie wordt beschermd en mag niet voor persoonlijk voordeel of dat van derden worden gebruikt. 

De wettelijke en interne richtlijnen die betrekking hebben op de vertrouwelijkheid, de behandeling en de verwerking van persoonsgegevens moeten gevolgd worden.

HDI zal alleen vertrouwelijke informatie aan externe partijen verstrekken voor zover dat wettelijk verplicht of toegelaten is.

HDI verbindt er zich toe te handelen in overeenstemming met de Wet van 8 december 1992 met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (Privacywet), zoals van tijd tot tijd gewijzigd.

HDI beschermt, als werkgever, alle persoonsgegevens van zijn medewerkers in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen.

4.5 Giften
HDI hecht veel belang aan de transparantie van de relatie van haar personeel met derde partijen en vooral aan de integriteit van haar medewerkers.
Medewerkers van HDI zullen geen geschenken of giften aanvaarden, behalve indien deze kunnen beschouwd worden als gebruikelijk en ze niet van buitensporige waarde zijn.

Elke vorm van omkoping en corruptie is onaanvaardbaar.

4.6 Nevenactiviteiten
Medewerkers van HDI moeten de bedrijfsbelangen te allen tijde gescheiden houden van privé-belangen of nevenactiviteiten; zij mogen geen engagement buiten de groep aangaan indien dit zou kunnen leiden tot tegenstrijdige belangen met HDI.

Indien een functie of activiteit aanleiding zou geven tot een belangenconflict, neemt de maatschappij passende maatregelen om dit te voorkomen.

4.7 Klokkenluidersregeling
Medewerkers die een inbreuk op de ondernemingswaarden en/of de interne gedragscode vaststellen of die binnen HDI onethisch of illegaal gedrag vaststellen, kunnen dat aan de Compliance Officer of rechtstreeks aan Talanx melden.

De melding zal onderzocht worden en desgevallend zullen de nodige maatregelen genomen worden om te remediëren aan de vastgestelde inbreuk of het vastgesteld onethische of illegale gedrag.

4.8 Behandeling van klachten
Klachten worden met de nodige aandacht behandeld en (juridische) problemen die naar aanleiding van een klacht naar boven komen, worden zo snel mogelijk opgelost.

Een overzicht van de ontvangen klachten wordt bijgehouden door de Compliance Officer.

HDI zal regelmatig en minstens één keer per jaar controleren of de inhoud van haar beleid met betrekking tot belangenconflicten nog actueel is.

Dit beleid zal aangepast worden in geval van wijziging van het wetgevend kader of verandering van onze activiteiten.